SAIA® permite la radicación automática de las facturas recibidas en tu organización y para esto puedes parametrizar las fechas de recepción o, si lo requieres, las fechas de rechazo, según el proceso de facturación definido internamente.

Por ejemplo:

«La empresa Helados Santa Rita recibe facturas de más de 30 proveedores de insumos, transporte, almacenamiento y distribución. Debido a la carga operativa y a las responsabilidades específicas de cada cargo, los usuarios encargados de la radicación no siempre logran registrar las facturas en SAIA® al momento de recibirlas. Para evitar retrasos en los pagos, la organización decidió solicitar que SAIA® radique cada hora todas las facturas que llegan al correo institucional de facturación. Y además, configuraron en el sistema que solo se pueden recibir facturas entre los días 1 y 20 de cada mes, ya que los días restantes están destinados al cierre contable, y por política interna no se deben recibir nuevas facturas durante ese periodo».

¿Cómo acceder a la configuración de las fechas de radicación automática de facturas?

Para acceder a la configuración de las fechas de recepción o rechazo automático de facturas deberás contar con los permisos adecuados, en caso de que no los tengas deberás contactar al administrador de SAIA® de tu organización. A continuación, te explicamos cómo acceder:

Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.

Paso 2. Haz clic en el módulo de Facturas, allí verás las diferentes secciones del módulo.

Paso 3. Haz clic en el apartado de Configuración para que se desplieguen todas las opciones.

Paso 4. Haz clic en Fechas y accederás a la pantalla donde podrás habilitar la recepción/rechazo automático de facturas en fechas específicas y definir en qué fechas será.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo configurar las fechas de recepción o rechazo de facturas?

A continuación, te explicamos cómo configurar las fechas de radicación o rechazo de facturas automáticamente:

Paso 1. Después de ingresar a la configuración de fechas de registro de facturas, haz clic en el check box de la opción “Habilitar configuración de fechas de registro de facturas” y se mostrarán nuevos campos para definir la configuración.

Paso 2. Diligencia los campos. Puedes ver su explicación más adelante.

Paso 3. Haz clic en “Guardar” para guardar los cambios realizados.

A continuación te mostramos cómo:

Completa los campos: 

• Condición de registro: Selecciona sí, en el rango de fechas que vas a configurar, se permitirá recibir o rechazar facturas.
• Fecha inicial: Selecciona la fecha y hora en la que iniciará el periodo para recibir/rechazar facturas.
• Fecha final: Selecciona la fecha y hora en la que finalizará el periodo para recibir/rechazar facturas.
• Correos internos para notificar las facturas rechazadas: Registra los correos electrónicos a los que se deben enviar notificaciones automáticas cuando una factura sea rechazada. Si deseas incluir varios destinatarios, sepáralos con comas (,) sin espacios entre ellos.

IMPORTANTE: La configuración de las fechas en SAIA® permite definir en qué fechas se recibirán o rechazarán facturas automáticamente. Sin embargo, la activación completa de la funcionalidad de radicación automática requiere intervención directa del equipo de SAIA® Software para garantizar su funcionamiento. Si deseas tener esta opción habilitada en tu organización, comunícate con tu líder de proyectos.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.