Los formularios de Registro de PQRSF pueden variar según las necesidades de cada organización, es por esto que en SAIA® podrás crear y configurar los campos del formulario de PQRSF para utilizarlo cuando tus clientes radiquen sus PQRSF de forma presencial, o podrás publicarlo en la página web de tu organización para que tus clientes registren sus PQRSF de forma virtual.

Por ejemplo:

«La empresa Helados Santa Rita cuenta con un formulario de PQRSF implementado desde hace algunos años. Actualmente, requiere actualizar ciertos campos para que los usuarios externos puedan registrar información adicional, como la ciudad de contacto. Con SAIA®, el usuario responsable podrá gestionar y modificar el formulario de manera autónoma, adaptándolo a las nuevas necesidades de la organización.»

¿Cómo acceder a la configuración del formulario de PQRSF?

La configuración del formulario de PQRSF solo la podrán realizar usuarios administradores de SAIA®, o usuarios que tengan los permisos de acceso correspondientes, para acceder a la configuración sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Una vez inicies sesión, accede al menú SAIA® ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.

Paso 2. Se desplegarán los diferentes módulos que tienes contratados, selecciona el recuadro de PQRSF.

Paso 3. Se desplegarán las siguientes opciones del módulo de PQRSF: Configuración, Reportes, Indicadores.

Paso 4. Selecciona «Configuración», allí se desplegarán las siguientes opciones de configuración: Formulario PQRSF, Respuestas PQRSF, General.

Paso 5. Selecciona «Formulario PQRSF» para acceder a la configuración del formulario.

A continuación te mostramos cómo:

¿Qué componentes o tipos de campo puedes utilizar al configurar el formulario de PQRSF?

Al acceder a la configuración del formulario de PQRSF, encontrarás con un listado de componentes (tipos de campo) que puedes usar para configurar tu formulario, a continuación te explicamos cada uno de ellos:

• Componentes:
  • Línea de texto: Se usa para solicitar información corta y concisa. Por ejemplo el asunto de la PQRSF, la dirección, etc.
  • Numérico: Se usa para solicitar datos numéricos. Por ejemplo el número de identificación, el número de teléfono o de celular, la edad, etc.
  • E-mail: Se usa para solicitar el correo electrónico.
  • Área de texto: Se usa para solicitar información detallada. Por ejemplo, la descripción completa de la situación por la cual los solicitantes registran la PQRSF.
  • Listado: Se usa para listar opciones de selección.
  • Listado de Dependencia: Se usa para que los solicitantes seleccionen el nombre de la dependencia a la que va dirigida la PQRSF. Al agregar este componente al formulario de PQRSF, los solicitantes podrán seleccionar una dependencia entre todas las que se encuentren creadas en SAIA®.
  • Selección única: Se usa para ingresar múltiples opciones de respuesta, pero solo permite que el solicitante seleccione una respuesta.
  • Selección múltiple: Se usa para ingresar múltiples opciones de respuesta y permitir que el solicitante seleccione varias respuestas.
  • Autocompletar de municipios: Al agregar este componente al formulario de PQRSF, los solicitantes podrán buscar y seleccionar una ciudad entre un listado automático de ciudades de todo el mundo.
  • Tratamiento de datos: Se usa para agregar la Política de tratamiento de datos de la organización y permitir que los solicitantes acepten dichas políticas.
  • Anexos: Se usa para que los solicitantes carguen archivos adjuntos o soportes a la PQRSF.
  • Categoría de tipos: Permite configurar clasificaciones que apliquen a las PQRSF y que en el formulario se mostrarán en forma de listado a los solicitantes.
  • Fecha: Se usa para que los solicitantes registren una fecha, por ejemplo la fecha en que ocurrieron los hechos, no se debe confundir con la fecha de la PQRSF, ya que el sistema toma esta fecha automáticamente.

¿Cómo agregar campos al formulario de PQRSF?

Una vez hayas identificado los tipos de componentes y tengas definidos los campos que vas a usar para el formulario, sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Ubica el componente y haz clic en el icono + para agregarlo.

Paso 2. Al agregar el componente se habilita una ventana para configurarlo, encontrarás las siguientes características:

• Etiqueta: Nombre del campo que verá el solicitante en el formulario de PQRSF.
• Obligatoriedad: Debes seleccionar si el campo será obligatorio o no.
• Encontrarás otras opciones dependiendo del componente elegido, por ejemplo si agregas un campo de selección única tendrás que configurar las diferentes opciones que verán los solicitantes.
  
  Nota: Debes realizar esta configuración con cada uno de los componentes elegidos.

Paso 3. Una vez hayas agregado y configurado todos los componentes (campos), puedes modificar el orden en el que se verán los campos en el formulario. Haz clic sostenido sobre el campo que deseas mover y arrástralo a la posición que requieras.

Paso 4. Para finalizar, haz clic en el botón «Publicar» ubicado en la parte inferior del formulario. Este paso es necesario, ya que si lo omites, los cambios no se guardarán. Debes hacer esta acción cada vez que edites los campos del formulario.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo editar y ocultar un campo del formulario de PQRSF?

Al final de cada uno de los campos encontrarás dos iconos:

• Icono lápiz (amarillo): Te permite acceder a la edición de campo, cambiar la obligatoriedad, nombre del campo y opciones del campo, según el componente seleccionado.
• Icono encender (azul): Te permite inactivar un campo y que este no sea visible en el formulario PQRSF.
  
  Nota: Recuerda que cada vez que se edite o inactive un campo, debes hacer clic en el botón de publicar ubicado en la parte inferior del formulario, de lo contrario no se guardarán los cambios.

¿Cómo configurar la información general del formulario de PQRSF?

Al acceder a la configuración del formulario de PQRSF, encontrarás el botón «Configuración» ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla, allí podrás modificar la información del formulario de PQRSF:

Paso 1. Modifica los datos que requieras:

• Mostrar nombre del formulario: Podrás seleccionar si el nombre del formulario debe ser visible o si debe ocultarse del formulario de PQRSF.
• Nombre del formulario:  Podrás editar el nombre del formulario de PQRSF.
• Habilitar Anónimo: Podrás habilitar esta opción para que los solicitantes registren PQRSF de forma anónima, y si la habilitas tendrás que seleccionar cuáles campos del formulario se mostrarán y/o serán obligatorios cuando se registre una PQRSF anónima.
• Ver campos inactivos: Podrás ver, eliminar o activar los campos que fueron creados e inactivados previamente en el formulario.
  
  Nota: En la parte superior del formulario los usuarios encontrarán la opción de chequear la opción para registrar PQRSF anónimas.

Paso 2. Al modificar la información general del formato de PQRSF debes seleccionar el botón «Guardar» para guardar los cambios que realices.

Paso 3. Para finalizar, haz clic en el botón «Publicar» ubicado en la parte inferior del formulario. Este paso es necesario, ya que si lo omites, los cambios no se verán reflejados en el formulario. Debes hacer esta acción cada vez que edites la información general del formulario.

A continuación te mostramos cómo:

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Si deseas conocer más sobre la configuración de las PQRSF y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Módulo PQRSF« y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.

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