Los documentos elaborados en SAIA®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción de «Envío físico». Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar desde los permisos de administración por los usuarios administradores de SAIA®.
Por ejemplo:
«Alexander creó un documento en SAIA® y lo envió por correo electrónico al destino , pero posteriormente su jefe le solicitó enviarlo también de forma física. Para gestionar la distribución física del documento, Alexander accedió a la opción «Envío físico» e hizo la solicitud del envío físico del documento para que el área de correspondencia gestione la entrega física».
¿Dónde encontrarás la acción de envío físico?
La opción de envío físico hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:
¿Cómo gestionar el envío físico de un documento?
Para solicitar el envío físico de un documento debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ubica el documento que quieres enviar de forma física.
Paso 2: Haz clic en el botón “Envío físico” ubicado en la parte lateral derecha del documento.
Paso 3: Se habilitará una ventana donde podrás seleccionar el tipo y el destino al que se enviará el documento, y si requieres que el área de correspondencia envíe un mensajero para recogerlo o si prefieres llevarlo personalmente a la ventanilla de distribución.
Paso 4: Haz clic en el botón Crear y se mostrará un mensaje de confirmación.
A continuación te mostramos como:
Ten en cuenta que los usuarios responsables de las sedes serán quienes podrán gestionar desde el módulo CAD las distribuciones solicitadas por los demás usuarios.
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.