En el módulo de PQRSF de SAIA® encontrarás cuatro reportes, entre ellos el reporte Terminados donde podrás ver el consolidado de todas las PQRSF que ya se gestionaron.
Por ejemplo:
“Margarita identificó que algunos usuarios responsables de PQRSF las gestionan correctamente pero no le notifican para que pueda cerrar cada caso en el archivo interno de seguimiento, y esta falta de comunicación genera confusiones y reprocesos dentro de la organización. Con la implementación de SAIA®, este problema se soluciona, ya que cuando los usuarios responsables gestionan las PQRSF, estas se transfieren automáticamente al reporte Terminados, lo que les permite tener la información actualizada en tiempo real”.
¿Cuáles PQRSF encuentro en el reporte Terminados?
En el reporte Terminados se clasifican automáticamente los registros de PQRSF que fueron gestionados en su totalidad, y como esto depende de la cantidad de tareas asociadas a cada documento, si TODAS las tareas de una PQRSF se marcan como realizadas, la encontrarás en este reporte.
¿Qué información se muestra en el reporte Terminados?
En el reporte encontrarás los siguientes datos de cada una de las PQRSF:
- Radicado: Número de consecutivo de cada PQRSF.
- Fecha: Fecha y hora en la que se registró cada PQRSF.
- Tipo: Tipo de PQRSF.
- Oportunidad en las respuestas: SAIA® determina la oportunidad en las respuestas considerando la fecha de vencimiento y la fecha de cierre de la PQRSF. A continuación, te explicamos las posibles opciones que puede asignar a cada PQRSF:
– Pendientes sin vencer: Cuando no se ha cerrado aún la PQRSF pero tampoco se ha superado la fecha de vencimiento.
– Cerradas a término: Cuando ya se cerró la PQRSF y no se superó la fecha de vencimiento.
– Cerradas fuera de término: Cuando se cerró la PQRSF después de la fecha de vencimiento.
– Vencidas sin cerrar: Cuando no se ha cerrado aún la PQRSF y ya se superó la fecha de vencimiento. - Canal de recepción: Medio por el cual se registró la PQRSF. Web, físico, telefónico, email, redes sociales. Ten en cuenta que la información del reporte depende de los medios de recepción habilitados en la sección “Configurar canal de recepción” de la «Configuración General».
- Días retraso: Cantidad de días calendario que transcurren desde el vencimiento de la PQRSF hasta su cierre. Fecha finalización: Fecha en la que se cerraron todas las tareas de la PQRSF.
- Tareas: Muestra la cantidad de tareas realizadas y el total de tareas asignadas. Por ejemplo 1/2 significa que se ha realizado 1 de las 2 tareas vinculadas a la PQRSF.
- Responsables: Usuarios responsables de las tareas vinculadas a la PQRSF.
- Respuestas: Número de consecutivo y fecha de radicación de la respuesta de la PQRSF generada con el formato “Comunicación Externa (PQRSF)”.
- Calificación gestión: Calificación de la experiencia del solicitante con relación a la gestión de la PQRSF.
- Calificación servicio: Calificación de la experiencia de forma global respecto a los servicios que recibió el solicitante.
Nota: Las columnas mencionadas anteriormente son las que aparecen por defecto en el reporte. Sin embargo, según las opciones habilitadas en la sección «Campos a mostrar en el reporte» dentro de la «Configuración General», es posible incluir columnas adicionales.
¿Cómo puedo acceder a las opciones del reporte Terminados?
Para acceder a las opciones de gestión de PQRSF desde el reporte Terminados debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Accede al menú SAIA®, ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en PQRSF para ver las diferentes secciones del módulo: Configuración, Reportes, Indicadores.
Paso 3. Selecciona «Reportes» y se desplegarán los reportes Pendientes, En proceso, Terminados, Por dependencia.
Paso 4. Selecciona «Terminados» para visualizar todas las PQRSF que ya se gestionaron.
Paso 5. Ubica la PQRSF que vas a gestionar y haz clic en el botón de opciones, de esta forma se habilitarán todas las opciones para gestionar PQRSF.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cuáles son las opciones para gestionar PQRSF desde el reporte Terminados?
El reporte de PQRSF Terminados cuenta con diferentes opciones que permiten gestionar PQRSF. A continuación explicamos cuáles son:
- Asignar tarea: Permite asignar tareas a los responsables de las PQRSF.
- Tareas: Permite ver las tareas vinculadas a las PQRSF y acceder al detalle de cada una.
- Historial: Permite acceder al historial de acciones realizadas sobre la PQRSF, incluyendo los cambios realizados en la opción «Validar PQRSF». Encontrarás el detalle de la fecha en que se realizó el cambio sobre la PQRSF, el funcionario que lo realizó y la descripción del mismo.
- Responder: Permite acceder al formato “Comunicación Externa (PQRSF)” para generar la respuesta a la PQRSF.
Si deseas conocer más sobre la configuración de las PQRSF y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Módulo PQRSF« y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.