En SAIA® encontrarás reportes generales diseñados para facilitar el seguimiento de distintos grupos de información. Esto permite a los usuarios que lo requieran monitorear procesos, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones internas con mayor agilidad.
Por ejemplo:
«Juan, director de operaciones de la empresa de helados Santa Rita, tiene entre sus responsabilidades monitorear las tareas asignadas a los funcionarios y áreas, con el fin de detectar cuellos de botella en los procesos. Una vez identificados, los escala a los líderes correspondientes para que definan e implementen acciones de mejora que contribuyan a su optimización. Para ello, accedió a los reportes de “Tareas por dependencia” y “Tareas por funcionario”, donde pudo revisar la información y detectar de forma ágil y precisa las áreas y personas con oportunidades de mejora.».
¿Cómo acceder a los reportes y cuáles existen?
Ten en cuenta que para acceder a estos reportes debes tener los permisos correspondientes. A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para acceder a ellos:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Inicio, allí verás las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en el apartado de Reportes y se desplegará el listado de reportes a los que puedes acceder. Puedes ver cuáles son más adelante.
A continuación te mostramos cómo:
Reportes existentes:
- Usuarios concurrentes
- Tareas por dependencia
- Tareas por funcionario
- Combinación de Correspondencia
- Documentos de mi dependencia
- Documentos creados por formato
Importante: El acceso a cada reporte depende de los permisos de tu usuario, el usuario administrador se encarga de asignarte permisos a los reportes que requieras.
¿Qué información veo en cada reporte?
A continuación te explicamos qué información encontrarás en cada uno de los reportes de la sección:
- Usuarios concurrentes: Este reporte te permite visualizar qué usuarios tienen sesiones activas en SAIA® y cuántas sesiones mantiene cada uno. Además, si lo necesitas, también puedes cerrar manualmente todas las sesiones activas de los usuarios de forma individual.
- Tareas por dependencia: Este reporte te permite visualizar la cantidad de tareas vencidas, pendientes, en proceso, realizadas y canceladas de cada una de las dependencias. Al hacer clic sobre cada contador, accedes a un subreporte con los detalles de cada tarea: ID de la tarea, nombre, fecha de creación, fecha límite, instrucciones, documento, responsable, creador, estado, prioridad.
Ten en cuenta que los reportes tienen un filtro automático que muestra por defecto la información del mes en curso, pero si lo necesitas, puedes ajustar ese filtro modificando los parámetros en los filtros de búsqueda.
- Tareas por funcionario: Este reporte te permite visualizar la cantidad de tareas vencidas, pendientes, en proceso, realizadas y canceladas de cada uno de los usuarios de SAIA®. Al hacer clic sobre cada contador, accedes a un subreporte con los detalles de cada tarea: ID de la tarea, nombre, fecha de creación, fecha límite, instrucciones, documento, responsable, creador, estado, prioridad.
Ten en cuenta que los reportes tienen un filtro automático que muestra por defecto la información del mes en curso, pero si lo necesitas, puedes ajustar ese filtro modificando los parámetros en los filtros de búsqueda
- Combinación de Correspondencia: Este reporte te permite consultar el listado de paquetes de documentos que has creado con tu usuario y consultar los documentos generados en cada uno de ellos. Puedes ver más detalles de este reporte en la sección «Reporte de combinación de correspondencia».
- Documentos de mi dependencia: Al ingresar a este reporte, encontrarás un filtro inicial donde podrás diligenciar los criterios de búsqueda de los documentos que deseas consultar: Número, descripción, fecha inicial, fecha final o formato.
Al hacer clic en el botón “Buscar”, se generará automáticamente el reporte con todos los documentos de la dependencia a la que perteneces que coincidan con los parámetros ingresados. Cada registro incluirá la información detallada detallada del documento: número de radicado, fecha, descripción, documento, tipo documental, tareas asociadas, responsables y respuesta.
- Documentos creados por formato: Este reporte te permite visualizar la cantidad de documentos generados por cada uno de los formatos disponibles en SAIA®. En cada registro se presenta el nombre del formato, el número de documentos en estado borrador, el número de documentos en estado radicado, el total de documentos generados y la fecha de creación del documento más reciente.
Si deseas conocer más sobre la bandeja de salida y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Mis Documentos» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.