Ejemplo práctico PQRSF archivos - GESTION DOCUMENTAL Y PROCESOS

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Creación de Tareas
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Menú de Acciones

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Acciones Principales
Acciones de Gestión

Creación de Documentos

4

Crear un documento Nuevo
- Creación de documentos nuevos
Crear documento como respuesta
- Crear documento como respuesta a otro documento
Crear documento desde Word
- Crear un documento con plantilla Word
Envío de documentos por correo
- Envío de documentos por correo electrónico

Administración

19

Comunicación
- ¿Qué es el carrusel y cómo configurarlo?
Organización
Días hábiles
- Configurar los días hábiles de la empresa
Organigrama
- Funcionarios
- Dependencias
Gestión
- Terceros Externos
- Reemplazo de Usuarios
TRD (Tablas de Retención Documental)

Configuración

6

Imagen del sistema
- Color de tema y logo de inicio
Tareas
Configuración
- Contadores de formatos
- Correo

Módulo de Correspondencia

10

Registro rápido generando solo sello
- Registro rápido generando solo sello
Pendiente por registrar (Completar datos)
- Pendiente por registrar (Completar datos)
Registro de correspondencia física
- Registro de correspondencia física
- Registro de facturas físicas como correspondencia
Registro de correspondencia electrónica
- Registro de correspondencia electrónica (Email)
- Registro de factura electrónica (Email)
Registro de correspondencia - Ventanilla Virtual
- Gestionar la correspondencia que se registra desde la página web
Reportes de correspondencia
- Reportes del módulo de Correspondencia
Combinación de correspondencia
- ¿Cómo crear una combinación de correspondencia para diferentes destinos?
- Reporte de combinación de correspondencia

Configuración del CAD

3

Transportadoras
- Configuración de transportadoras
Rutas de distribución
- Configuración de rutas de distribución
Sedes de correspondencia
- Configuración de sedes de correspondencia

Módulo de Distribución

7

Enviar documentos para distribución física
- ¿Cómo inicio el proceso de distribución física de un documento?
- Seleccionar envío físico desde el formulario
Realiza el trámite de distribución

Módulo de Archivo

18

Inventario
Expedientes
Transferencia documental
- Transferencia documental
Eliminación documental
- Eliminación documental

Módulo de Firma electrónica

2

Firma electrónica con certificado digital
Paso a paso para realizar el proceso de firma

Módulo de Formatos y Flujos

10

Creación de Formatos
Reportes de formatos
- Reportes de formatos
Creación de Flujos
Reportes de flujos
- Reportes de flujos

Módulo de PQRSF

21

Configuración proceso PQRSF
Registro y consulta de PQRSF
- Consulta de PQRSF
- Registro de PQRSF
Reportes de PQRSF
Acciones sobre los registros de PQRSF
Indicadores de PQRSF
- Indicadores de las PQRSF
Responder y cerrar una PQRSF
- Generar la respuesta de una PQRSF
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- Creación, asignación y gestión de PQRSF

Módulo de Facturas

4

Configuración
- Correos
- Fechas
Reportes
- Novedades
- Facturas

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