El menú lateral de un expediente en SAIA® permite acceder a la información del expediente, consultar las tareas asociadas y ver las acciones realizadas sobre el mismo; garantizando control, transparencia y seguimiento.
Por ejemplo:
«Margarita está gestionando el expediente de una contratación y necesita confirmar que la información se cargó a tiempo para que el área financiera pudiera consultarla sin retrasos. Desde el menú lateral del expediente accede a la actividad y verifica que el área de compras almacenó la propuesta el mismo día de recepción, y al día siguiente el área jurídica cargó la documentación legal. Con esta revisión, Margarita confirma que el expediente estuvo disponible oportunamente y que el proceso avanzó sin demoras.»
¿Cómo acceder al menú lateral de un expediente?
Sigue estos pasos para acceder al menú lateral de un expediente:
Paso 1. Accede al módulo de expedientes.
Paso 2. Ubica el expediente que quieres gestionar.
Paso 3. Haz clic sobre el expediente y se habilitará el menú lateral con las pestañas “Resumen”, “Actividad” y “Tareas”. Te las explicaremos más adelante.
A continuación te mostramos cómo:
Resumen
La pestaña Resumen te permite consultar de manera rápida y organizada la información esencial y los metadatos más relevantes de los expedientes. En ella encontrarás:
- Datos básicos del expediente: Nombre, serie/subserie, privacidad, código, estado, tipo de archivo, descripción, clase.
- Responsable asignado: Usuario a cargo del expediente.
- Información de creación: Fecha, hora y usuario que creó el expediente.
- Consulta: Índices o categorías que permiten ubicar y consultar el expediente fácilmente.
Actividad
La pestaña Actividad te permite consultar el historial de acciones realizadas sobre el expediente. Es el registro cronológico que permite conocer quién intervino, qué acción ejecutó y en qué momento lo hizo.
Tareas
La pestaña Tareas permite realizar el seguimiento de las tareas asociadas a un expediente y facilita su gestión. Desde allí podrás:
- Conocer cuántas y cuáles tareas están vinculadas al expediente.
- Identificar la fecha límite establecida para su gestión.
- Acceder a los detalles de cada tarea, incluyendo los responsables asignados.
- Consultar información complementaria y monitorear el estado de avance.
Si deseas conocer más sobre las secciones de expedientes y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Expedientes» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA.
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