Al crear un documento en SAIA®, puedes definir su ruta de radicación desde el botón flotante. Esta opción te permite establecer los usuarios responsables de firmar el documento, asegurando que se cumpla la revisión de los usuarios necesarios antes de ser radicado oficialmente.

Por ejemplo:

«Andrés crea una comunicación interna en SAIA® dirigida a su equipo y desde el botón flotante define la ruta de radicación, seleccionando primero al coordinador del área y luego al jefe de talento humano como responsables de firmar. Después de que él, como creador, y los dos usuarios definidos revisan y firman la comunicación, esta se radica y se comparte con todo el equipo».

¿Cómo se crean las rutas de radicación por defecto?

Para la mayoría de formatos de SAIA®, al crear documentos, la ruta de radicación se crea automáticamente con el creador del mismo. Pero puede modificarse para agregar otros usuarios.

Importante: 

• Algunos formatos de SAIA® son de aprobación automática, por lo tanto no requieren ruta de radicación, al crearlos se radican automáticamente.
• Algunos formatos de SAIA® tienen rutas de radicación automáticas diferentes, esto puede variar según el proceso estándar o particular que pruebes. 

¿Cómo definir la ruta de radicación?

Sigue estos pasos para definir la ruta de radicación de un documento en SAIA®:

Paso 1. En el documento en BORRADOR, ubica el cursor en el botón flotante.

Paso 2. Haz clic en la opción de “Solicitar aprobación”.

Paso 3. Se habilitará una ventana donde verás la ruta de radicación actual del documento, por defecto se establece únicamente con el usuario creador del documento, sin embargo podrás agregar más funcionarios que deberán aprobar el documento para su radicación.

Paso 4. Después de definir la ruta de radicación, haz clic en “Guardar”.

Paso 5. Se establecerá la ruta de radicación, aprueba el documento para iniciarla y ten presente que este solo se radicará y será oficial cuando todos los usuarios definidos lo aprueben.

Importante: El usuario creador del documento se mantiene por defecto como primer aprobador del mismo.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cuáles son los tipos de firma?

Al establecer usuarios en la ruta de radicación de un documento, podrás solicitar los siguientes tipos de firma:

• Visto bueno – Oculto: Permite solicitar al usuario su visto bueno, el cual queda registrado en la trazabilidad pero no se muestra en el documento.

• Visto bueno – Visible: Permite solicitar al usuario su visto bueno, que se registra en la trazabilidad y además se muestra en el documento.

• Firma oculta: Permite solicitar al usuario su firma, la cual queda registrada en la trazabilidad pero no se muestra en el documento. 

• Firma visible: Permite solicitar al usuario su firma, que se registra en la trazabilidad y además se muestra en el documento.

• Firma manual: Permite solicitar al usuario su firma, que se registra en la trazabilidad, y además deja un espacio en el documento para que pueda imprimirse y firmarse de manera manual una vez radicado.

¿Cómo radicar documentos?

Para que un documento se radique en SAIA®, es necesario completar la ruta de radicación definida. Esto implica que cada usuario definido debe otorgar su visto bueno o firma, según el tipo de firma configurado.

La radicación sólo se considera finalizada cuando todos los usuarios han dado su firma o visto bueno.

Si deseas conocer más sobre la sección de generación de documentos y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Creación de Documentos» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA^®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.