Los documentos elaborados en SAIA®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción de «Publicar edición del documento». Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar desde los permisos de administración por los usuarios administradores de SAIA®.
Por ejemplo:
«Juan, un funcionario que no tiene usuario en SAIA®, registró una solicitud de vacaciones a través de un enlace compartido internamente en la organización para tal fin. Sin embargo, después notó que cometió un error en uno de los datos registrados y debe editar el documento. Para esto, se comunicó con Alexander, quien puede buscar el documento registrado y utilizar la opción de “Publicar edición del documento” para permitir que Juan realice la corrección necesaria».
¿Dónde encontrarás la acción de publicar edición del documento?
La opción de publicar edición del documento hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:
¿Cómo publicar un documento para edición?
Para publicar los documentos y permitir su edición debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ubica el documento que vas a publicar, ten en cuenta que sólo podrás utilizar esta funcionalidad para documentos que sean de aprobación automática y se hayan registrado desde la web.
Paso 2: Haz clic en el botón “Publicar edición del documento” ubicado en la parte lateral derecha del documento.
Paso 3: Se habilitará una ventana donde debes diligenciar la cantidad de horas que se encontrará habilitado el formato para edición. Haz clic en generar.
Paso 4: Confirma que permitirás el acceso externo para la edición del documento.
Paso 5: Se mostrará un mensaje de confirmación y se habilitarán tres opciones: “Copiar” para copiar el enlace que compartirás al tercero que editará el documento, “Enviar enlace por correo” para enviar un correo electrónico con el enlace al tercero que editará el documento, y “Eliminar la publicación” para deshabilitar la publicación del documento.
Paso 6: Cuando el tercero acceda al enlace para editar el documento, podrá editar la información y guardar los cambios. Y estos se verán reflejados en el documento de SAIA®.
Nota: Ten en cuenta que al guardar los cambios se genera una nueva versión del documento y de esa forma tendrás la trazabilidad de los cambios realizados.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.
