En SAIA® encontrarás el reporte FUID (Formato Único de Inventario Documental) para usuarios administradores, el cual consolida todos los expedientes registrados en el sistema. Este reporte te permite identificar con facilidad qué expedientes existen, su estado, soporte, ubicación y frecuencia de consulta. Además, agiliza la búsqueda de expedientes específicos y respalda decisiones sobre conservación, eliminación o transferencia, conforme a los lineamientos establecidos en la Tabla de Retención Documental (TRD).
Por ejemplo:
«En la empresa de Helados Santa Rita, el director de mantenimiento necesita consolidar los reportes técnicos y garantías de los equipos de refrigeración, pero los documentos están distribuidos en expedientes creados por distintos miembros de su equipo en SAIA®. Para resolverlo, se comunica con el usuario administrador, quien accede al reporte FUID, aplica filtros por palabras clave y le envía el listado de expedientes; así el director de mantenimiento solicita el acceso a los expedientes específicos evitando retrasos operativos».
¿Cómo acceder al reporte FUID de los administradores?
A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para acceder al FUID (Administradores). Ten en cuenta que debes tener los permisos necesarios para acceder:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de CAD, allí verás las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en el apartado de Archivo general y se desplegarán las opciones “Inventario” y “Eliminación documental”.
Paso 4. Haz clic en la opción “Inventario” y accederás a un listado de reportes.
Paso 5. Ubica el reporte “Expedientes FUID (Administrador)” y haz clic en el botón “Ver reporte”.
¿Qué información se ve en el reporte FUID de los administradores?
El reporte FUID de expedientes en SAIA® refleja el contenido, estado y características de cada expediente dentro de su serie documental. A continuación te explicamos qué información muestra el reporte:
- ID: Identificador único del expediente en SAIA®. Se asigna automáticamente al crear el expediente.
- Nombre: Nombre del expediente.
- Serie/Subserie: Serie o subserie a la que pertenece el expediente.
- Descripción: Descripción del expediente.
- Dependencia: Dependencia de la serie/subserie del expediente.
- Código: Código del expediente
- Índices: Índices asignados al expediente.
- Tipo archivo: Archivo en el que se encuentra el expediente.
- Número: Número del expediente.
- Fecha Extrema inicial: Fecha del documento más antigüo del expediente.
- Fecha extrema final: Fecha del documento más reciente del expediente.
- No Folios: Número de folios físicos y digitales del expediente.
- Soporte: Soporte de la información del expediente.
- Frecuencia consulta: Frecuencia de consulta del expediente.
- Propietario: Usuario propietario del expediente.
- Responsable: Usuario responsable del expediente actualmente.
- Caja: Caja donde se encuentra almacenado el expediente.
- Estantería: Estantería donde se encuentra la caja que almacena el expediente.
- Espacio Físico: Espacio físico donde está ubicada la estantería con la caja que almacena el expediente.
¿Qué hacer si un usuario general necesita consultar el reporte FUID?
Cada usuario en SAIA® puede acceder a su propio reporte FUID, el cual muestra únicamente la información de los expedientes a los que tiene acceso. Para consultarlo, sigue estos pasos:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de “Inicio” para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en el apartado de “Mis documentos” y selecciona “Expedientes” para acceder al reporte de todos tus expedientes.
Paso 4. Haz clic en el botón “Reporte FUID” ubicado en la parte superior del reporte y podrás ver el reporte FUID de todos tus expedientes.
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de archivo y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Módulo de archivo» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
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