SAIA® permite habilitar la radicación automática de facturas recibidas en uno o varios correos electrónicos de la organización. Aquí podrás definir qué cuentas de correo debe consultar el sistema para ejecutar este proceso de forma continua.
Por ejemplo:
«El equipo contable de la empresa Helados Santa debía revisar manualmente la bandeja de entrada del correo de facturación, radicar las facturas en SAIA® y gestionarlas según los flujos internos, lo que generaba demoras operativas, duplicidad de tareas y riesgo de omisiones. Para optimizar este proceso, la empresa solicitó al equipo de SAIA® Software la configuración de la radicación automática de facturas y ahora SAIA® consulta periódicamente el correo de facturación, identifica los mensajes con facturas adjuntas y las radica automáticamente, lo que permite ahorrar tiempo operativo y asegurar el cumplimiento normativo sin intervención manual».
¿Cómo acceder a la configuración de correos que reciben facturas?
Para acceder a la configuración de los correos que reciben facturas deberás contar con los permisos adecuados, en caso de que no los tengas deberás contactar al administrador de SAIA® de tu organización. A continuación, te explicamos cómo acceder:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Facturas, allí verás las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en el apartado de Configuración para que se desplieguen todas las opciones.
Paso 4. Haz clic en Correos y accederás a la pantalla donde podrás gestionar qué correos reciben facturas para que SAIA® las radique automáticamente.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo configurar los correos en los que se reciben facturas?
A continuación, te explicamos cómo registrar en SAIA® los correos en los que reciben facturas en la organización:
Paso 1. Después de ingresar a la configuración de correos, haz clic en “Adicionar” y se habilitará una ventana nueva ventana para autenticarte.
Paso 2. Registra los datos solicitados por el proveedor de correo y otorga los permisos necesarios a SAIA®.
Paso 3. Al finalizar la autenticación se cerrará la ventana y cuando regreses a la ventana de SAIA® verás un mensaje de confirmación y el correo electrónico se encontrará en el listado.
A continuación te mostramos cómo:
IMPORTANTE: La configuración del correo en SAIA® permite vincular el sistema con la cuenta en la que se reciben las facturas. Sin embargo, la activación completa de la funcionalidad de radicación automática requiere intervención directa del equipo de SAIA® Software para garantizar su funcionamiento. Si deseas tener esta opción habilitada en tu organización, comunícate con tu líder de proyectos.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.
