El botón flotante de SAIA® permite la gestión de documentos en borrador. Desde allí puedes editar, eliminar, solicitar aprobación o aprobar, centralizando las acciones más importantes en un solo lugar.
Por ejemplo:
«Andrés crea un documento en borrador dentro de SAIA®, cuando termina de ajustar el contenido, selecciona la opción de aprobar desde el botón flotante. Con esta acción, el documento se radica asegurando su validez y trazabilidad institucional».
Editar
Cuando un documento se encuentra en BORRADOR, es posible editarlo para modificar información de él. A continuación te explicamos cómo puedes editar un documento en SAIA®:
Paso 1. En el documento en BORRADOR, ubica el cursor en el botón flotante.
Paso 2. Haz clic en la opción de “Editar”.
Paso 3. Se habilitarán los campos del documento para tu edición.
Paso 4. Haz clic en “Continuar” y se generará nuevamente el documento con los cambios realizados.
A continuación te mostramos cómo:
Eliminar
Cuando un documento se encuentra en BORRADOR, es posible eliminarlo. A continuación te explicamos cómo puedes eliminar un documento en SAIA®:
Paso 1. En el documento en BORRADOR, ubica el cursor en el botón flotante.
Paso 2. Haz clic en la opción de “Eliminar”.
Paso 3. Se habilitará un mensaje para confirmar la eliminación del documento. Selecciona “Si”.
Paso 4. Se eliminará el documento y se habilitará una ventana donde verás tu bandeja de documentos en borrador.
A continuación te mostramos cómo:
Solicitar aprobación
Después de generar un documento puedes solicitar la aprobación del mismo para definir su ruta de radicación, es decir, los usuarios que tendrán que firmar el documento para que se radique. A continuación te explicamos cómo puedes definir la ruta de radicación de un documento en SAIA®:
Paso 1. En el documento en BORRADOR, ubica el cursor en el botón flotante.
Paso 2. Haz clic en la opción de “Solicitar aprobación”.
Paso 3. Se habilitará una ventana donde verás la ruta de radicación actual del documento, por defecto se establece únicamente con el usuario creador del documento, sin embargo podrás agregar más funcionarios que deberán aprobar el documento para su radicación. Ten en cuenta que el usuario creador del documento siempre se mantiene por defecto como primer aprobador del mismo.
Paso 4. Después de definir la ruta de radicación, haz clic en “Guardar”.
Paso 5. Se establecerá la ruta de radicación, aprueba el documento para iniciarla y ten presente que este solo se radicará y será oficial cuando todos los usuarios definidos lo aprueben.
A continuación te mostramos cómo:
Aprobar
Para aprobar un documento que se encuentra en BORRADOR debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. En el documento en BORRADOR, ubica el cursor en el botón flotante.
Paso 2. Haz clic en la opción de “Aprobar”.
Paso 3. Confirma la aprobación del documento. En caso de que tengas varios roles en SAIA®, tendrás que seleccionar también con cuál de tus roles vas a realizar esta acción.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre la sección de generación de documentos y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Creación de Documentos» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.
